Also es schadet ganz sicher nicht, vorher anzufragen, welche Unterlagen, etc. benötigt werden - dies gilt sowohl bei der Beihilfe als auch bei der PKV.
Oftmals ist es auch sehr sinnvoll, sich vorher schriftlich die Kostenübernahme bestätigen zu lassen - gerade, wenn nicht klar ist, ob wirklich die Kosten übernommen werden. Dann ist relativ schnell klar, was genau benötigt wird, wie der Ablauf ist, und ob der Versicherungsschutz gegeben ist oder zumindest freiwillig gewährt wird.
Dieses Vorgehen war bei mir sehr hilfreich und die Fragen waren innerhalb weniger Tage geklärt.